Skolebibliotekskonsulent Jesper Holtoug, Allerød, har beskrevet nedenstående metode, som har været anvendt i skolebiblioteker i Allerød kommune. Med hans tilladelse har vi tilføjet nogle punkter i teksten.
Lageropgørelse (hyldelisterevision) i DDElibra Web Professionel
Mange skolebiblioteker oplever en manglende sammenhæng mellem oplysningerne i den elektroniske base og ”virkeligheden ude på hylderne”. Med andre ord: Der er masser af materialer, som ikke længere findes, selvom de dukker op i søgningen.
Derfor kan der være behov for, at virkeligheden og søgeresultater tilpasses hinanden.
Dette kan gøres ved en komplet lageropgørelse ( = hyldelisterevision) af samtlige materialer: basissamling, klassesæt og taskebøger.
Det kan gøres efter denne opskrift:
1: ”99-mærke”
- Alle skolebibliotekets materialer forsynes med at ”99-mærke”, som forsvinder igen, når det pågældende materiale efterfølgende scannes - altså ”Afleveres” eller ”Udlånes”.
- 99-mærket sættes op i GUI´en således:
GUI´en: Tilføjelse af 99-mærke til hyldelisterevision
Beholdning
--> Find F8
--> Filial (udvælg f.eks.) Lillerød basis (én ad gangen)
--> Find
--> Funktion
--> Masserettelse
--> Prik: Alle beholdningsposter
--> Hak: Midlertidig opstilling
--> Materialesamling
--> Vælg: 99
--> OK
Det tager lang tid i GUI !! Så spørg evt. driftbiblioteket om de vil gøre det for dig via den tegnbaserede, det går hurtigere.Før ovenstående kan gøres skal materialesamling 99 oprettes (evt. sko99), husk at der til materialesamling er tilknyttet en udlånsregel, dvs. alle materialer vil mens de hedder 99 have samme lånetid (f.eks. 1 måned). Det får betydning ved fornyelse og udlån, specielt skal man være opmærksom på særlige materialesamlinger som klassesæt. Nåh ja, og så skal man sikre sig at bibliotekssystemet er trimmet til at slette midlertidig materialesamling ved udlån og aflevering!2: Herefter lægges en slagplan for operationen.
- Find passende tidspunkt. Overvej om det er bedst, at mange materialer er ude eller hjemme. Fordelen ved mange materialer ude er, at disse først bliver scannet ved senere aflevering/udlån. Under alle omstændigheder er det en god idé, at gennemføre flere ”frit-lejde-kampagner” for at få gamle materialer hjem. Lad ca. et halvt år passere + en sommerferie inden endelig sletning af materialer (punkt 6).
- Luk evt. biblioteket en dag eller to, mens basissamlingen scannes. Sørg for at flere personer er fælles om opgaven. Klassesæt, taskebøger og særlige depoter kan klares efterfølgende, mens biblioteket fungerer.
- Tidsforbrug: Til et skolebibliotek af gennemsnitsstørrelse med omkring 40.000 materialer i alt, skal forventes et tidsforbrug på omkring 50 timer. Regn med en uge, hvor flere personer er i sving heltids eller deltids. Arbejdet er ufattelig kedeligt, men kræver overblik og koncentration. Ikke egnet som elev-arbejde.
3: Samtlige materialer, der er ”hjemme” scannes i ”Masseaflevering”.
- Lav en enkel slagplan.
- Anvend 3-4 bærbare computere på én gang. Husk at anskaffe det nødvendige antal håndscannere med USB-stik (kan passende anskaffes til deling i kommunen).
- Internet forbindelse: VIGTIGT !! Husk at kontrollere, at der er internet-forbindelse alle relevante steder – evt. trådløst, hvilket fungere udmærket.
- Gå i gang: Hylde for hylde – Masseaflevering af passende antal - Udfør
4: Afvent
- Afvent at de resterende materialer – altså alle udlånte materialer – vender tilbage til samlingen. Regn med et halvt års tid. Ved senere aflevering / udlån af disse materialer, forsvinder 99-mærkerne.
5: Kontroller de forsvundne materialer
- Når det skønnes, at alle forventede materialer er tilbage, kan man kontaktes driftbiblioteket for evt. at få udskrevet en liste over ”forsvundne materialer” udskrives.
Denne liste kan iøvrigt relativt nemt selv hentes i GUI´en. Søgningen
tms=99
finder titlerne (OBS: ikke eksemplarer), hvis man vil se hvor mange eksemplarer det er skal det søges (ved hjælp af knappen "find" i beholdningsmodulet)
6: ”Den røde knap”
- Endelig beder man driftbiblioteket om at ”trykke den røde knap”, hvorved alle ikke-scannede materialer slettes fra basen. Det behøver ikke være driftbiblioteket, det skal blot udføres af nogen, der har adgang til GUI og massekassation. Det der kasseres er altså de materialer, som stadig er forsynet med 99-mærke.
OBS: Disse materialer kan dog relativt nemt fremkaldes, hvis enkelte af disse senere skulle dukke op.
