Excelregneark med oversættelsestabel

Vi har været ude for det så tit, at skulle lave en udlånstatistik fordelt på login, men loginerne skal grupperes efter filialen hvor udlånet er sket.

Der findes en funktion i Excel som kan være til stor nytte bl.a. i denne forbindelse, nemlig funktionen LOPSLAG (på engelsk hedder funktionen VLOOKUP).

Hvis man f.eks. danner en statistik over udlån i april måned, fordelt på filial, afdeling og login, og gør det til Excel, så starter man med at indsætte en række i toppen med:

antal, filial, afd., login

og en 5 kolonne kaldet "sted"

Vi skal nu oprette et hjælpe-regneark, som vi kalder gblogin.xsl og vi kalder arket for login. Arket skal ikke have overskriftrække, men i første kolonne skal være - i alfabetisk orden, hvilket er vigtigt (sorter den evt. bagefter, der skelnes ikke mellem små og store bogstaver) - de loginer man har, i næste kolonne skriver man det man gerne vil have den grupperet som.

Derefter opretter man i det første felt i kolonnen "sted" i det oprindelige regne en formel:

=LOPSLAG(D2, [gblogin.xsl]login!$A$1:$B$131;2;FALSK)

Det betyder, at data i D2 skal oversættes efter søjle nr 2 i filen gblogin.xsl arket login, og det skal være eksakt oversættelse, dvs. værdien i D2 skal findes i listen. Området $A$1:$B$131 skal afspejle hvor mange værdier der er i tabellen. Så kopierer man formlen til resten af cellerne i kolonne E - og det var det.

Man kan have opslagstabellen i et eksternt regneark som her, men det kan naturligvis også være et faneblad i det aktuelle regneark. Fidusen ved at have den i et eksternt ark er naturligvis at det er nemmere at genbruge den og kun at skulle vedligeholde den eet sted.

Hvis der nemlig kommer nye loginer, skal tabellen opdateres med disse. Manglende værdier er nemme at spotte, der markeres nemlig med #!/T, som i eksemplet neden, hvor GBZJAG1 mangler.

Den store fidus kommer videre, hvis man så tømmer denne tabel for data og kun lader formlen stå tilbage, og gemmer dette som en skabelon, f.eks. udlaan.xlt

Så kan man senere når man skal kigge på næste måneds statistik, danne det oprindelige udtræk som Excel-regneark, åbne skabelonen og kopiere den nye måneds tal ind i kolonne A-D. Kopiere formlen til de nødvendige række - og så er den klar. Skabelonen kan også indeholde en pivot-tabel, som så bliver dannet når man opdaterer data.

/Niels Jensen

Lageroprydelse (hyldelisterevision)

Skolebibliotekskonsulent Jesper Holtoug, Allerød, har beskrevet nedenstående metode, som har været anvendt i skolebiblioteker i Allerød kommune. Med hans tilladelse har vi tilføjet nogle punkter i teksten.

Lageropgørelse (hyldelisterevision) i DDElibra Web Professionel

Mange skolebiblioteker oplever en manglende sammenhæng mellem oplysningerne i den elektroniske base og ”virkeligheden ude på hylderne”. Med andre ord: Der er masser af materialer, som ikke længere findes, selvom de dukker op i søgningen.

Derfor kan der være behov for, at virkeligheden og søgeresultater tilpasses hinanden.
Dette kan gøres ved en komplet lageropgørelse ( = hyldelisterevision) af samtlige materialer: basissamling, klassesæt og taskebøger.

Det kan gøres efter denne opskrift:

1: ”99-mærke”

• Alle skolebibliotekets materialer forsynes med at ”99-mærke”, som forsvinder igen, når det pågældende materiale efterfølgende scannes - altså ”Afleveres” eller ”Udlånes”.



• 99-mærket sættes op i GUI´en således:

GUI´en: Tilføjelse af 99-mærke til hyldelisterevision

Beholdning
--> Find F8
--> Filial (udvælg f.eks.) Lillerød basis (én ad gangen)
--> Find
--> Funktion
--> Masserettelse
--> Prik: Alle beholdningsposter
--> Hak: Midlertidig opstilling
--> Materialesamling
--> Vælg: 99
--> OK

Det tager lang tid i GUI !! Så spørg evt. driftbiblioteket om de vil gøre det for dig via den tegnbaserede, det går hurtigere.


Før ovenstående kan gøres skal materialesamling 99 oprettes (evt. sko99), husk at der til materialesamling er tilknyttet en udlånsregel, dvs. alle materialer vil mens de hedder 99 have samme lånetid (f.eks. 1 måned). Det får betydning ved fornyelse og udlån, specielt skal man være opmærksom på særlige materialesamlinger som klassesæt. Nåh ja, og så skal man sikre sig at bibliotekssystemet er trimmet til at slette midlertidig materialesamling ved udlån og aflevering!

2: Herefter lægges en slagplan for operationen.

• Find passende tidspunkt. Overvej om det er bedst, at mange materialer er ude eller hjemme. Fordelen ved mange materialer ude er, at disse først bliver scannet ved senere aflevering/udlån. Under alle omstændigheder er det en god idé, at gennemføre flere ”frit-lejde-kampagner” for at få gamle materialer hjem. Lad ca. et halvt år passere + en sommerferie inden endelig sletning af materialer (punkt 6).



• Luk evt. biblioteket en dag eller to, mens basissamlingen scannes. Sørg for at flere personer er fælles om opgaven. Klassesæt, taskebøger og særlige depoter kan klares efterfølgende, mens biblioteket fungerer.



• Tidsforbrug: Til et skolebibliotek af gennemsnitsstørrelse med omkring 40.000 materialer i alt, skal forventes et tidsforbrug på omkring 50 timer. Regn med en uge, hvor flere personer er i sving heltids eller deltids. Arbejdet er ufattelig kedeligt, men kræver overblik og koncentration. Ikke egnet som elev-arbejde.

3: Samtlige materialer, der er ”hjemme” scannes i ”Masseaflevering”.

• Lav en enkel slagplan.



• Anvend 3-4 bærbare computere på én gang. Husk at anskaffe det nødvendige antal håndscannere med USB-stik (kan passende anskaffes til deling i kommunen).



• Internet forbindelse: VIGTIGT !! Husk at kontrollere, at der er internet-forbindelse alle relevante steder – evt. trådløst, hvilket fungere udmærket.



• Gå i gang: Hylde for hylde – Masseaflevering af passende antal - Udfør
  

4: Afvent

• Afvent at de resterende materialer – altså alle udlånte materialer – vender tilbage til samlingen. Regn med et halvt års tid. Ved senere aflevering / udlån af disse materialer, forsvinder 99-mærkerne.

5: Kontroller de forsvundne materialer

• Når det skønnes, at alle forventede materialer er tilbage, kan man kontaktes driftbiblioteket for evt. at få udskrevet en liste over ”forsvundne materialer” udskrives.
  Denne liste kan iøvrigt relativt nemt selv hentes i GUI´en. Søgningen
  tms=99
  finder titlerne (OBS: ikke eksemplarer), hvis man vil se hvor mange eksemplarer det er skal det søges (ved hjælp af knappen "find" i beholdningsmodulet)

6: ”Den røde knap”

• Endelig beder man driftbiblioteket om at ”trykke den røde knap”, hvorved alle ikke-scannede materialer slettes fra basen. Det behøver ikke være driftbiblioteket, det skal blot udføres af nogen, der har adgang til GUI og massekassation. Det der kasseres er altså de materialer, som stadig er forsynet med 99-mærke.
  OBS: Disse materialer kan dog relativt nemt fremkaldes, hvis enkelte af disse senere skulle dukke op.

Fornyelse af fjernlån virker ikke altid

Når et biblioteket udlåner et fjernlån, gør de jo som regel det til det bestillende bibliotek, der kan være en filial, dvs. bibliotekskoden slutter ikke på 00, men f.eks. 02.

Det går udmærket med at sende materialenr til det modtagende bibliotekssystem, da der blev foretaget en ændring i forbindelse med opdatering af bibliotekssystemet omkring december 2008, der skulle håndtere netop det problem.

Der kan imidlertid opstå et problem når man forsøger at forny materialet via z39.50 hvis man ikke er logget ind så man har samme bibliotekskode som da materialet blev bestilt (dvs. som det bibliotek det er udlånt til), er man f.eks. logget ind, så man har Hovedbibliotekets biblioteksnr, så går ovenstående fornyelse ikke godt, da det jo er udlånt til et andet bibliotek!

Vi har fejlmeldt dette til Axiell, og ønsket at der ikke blev skelnet mellem filialer og hovedbibliotek ved fornyelser. Der er begrundet håb om at problemet er løst i 9.8.

/Niels Jensen

Kort over biblioteker Gentofte drifter

Google maps er et omfattende produkt efterhånden, her er det anvendt til at anskueliggøre hvilke kommuners biblioteksbaser, der bliver driftet af Gentofte Bibliotekerne.

Se de aktive kort på maps.google.dk

/Niels Jensen