Autokassation FAQ

Læs iøvrigt Systemadministration for beholdning, afsnit 6.

Kan man have flere autokassationslånere?

Nej. Når man benytter autokassation, så bliver materialet reserveret til den samme låner som materiale der er sat til autokassation via materialevalgsmodulet. Vi har ønsket at der bliver mulighed for flere lånere, så man bedre bundtvis kan behandle de forskellige typer "kassationer". En mulig work-around er at køre sine autokassationer om søndagen, så kan man bruge søndags-datoerne til at skelne på. Og så kan man trimmen en note via
MGjd discard-note-res.

Bliver reserveret materiale automatisk udlånt til autokassationslåneren?

I Gentofte kører vi med autoudlån både ved fratagning og opfyldelse af reserveringer.

Er det måden man undgår at "benådet" materiale dukker op igen?

Det kan man sige, uanset hvordan et materiale har fået et udlån, så vil det tælle, og materialet vil ikke komme på listen før der er gået en ny periode uden udlån.

Tæller udlånet med i udlånsstatistikken?

Nej, ikke hvis man skal sørger for at autokassationslåneren er medlem af en lånerkategori der ikke tælles med i udlånsstatistik (trimmet via CTsr exclcats), og så skal man i forbindelse med indberetning til Styrelsen med det lange navn og huske at undtage lånerkategorien.

Er det altid en positivliste man angiver?

Det var det tidligere, men det er muligt nu via nogle nye trimninger (CHcr discard exclude) at trimme profiloplysninger for materialer der ikke skal tælles.

/Niels Jensen

Statistik over beholdning

Vær opmærksom på, at standardudskriften "Bestand" (under statistik, beholdning) tæller på permanente profildata. Det gør det således umuligt at se hvordan materialesamlingen lige nu i en given filial ser ud fordelt på dk5, når man har flydende materialebestand for dele af samlingen.

Bemærk også at selv om man tæller bestanden op pr. 1. januar 2009, så vil fordelingen være på grundlag af aktuelle profildata. Det har betydning hvis man nedlægger en filial eller på anden vis foretager omfattende flytninger, hvor man ændrer de permanente profildata. Så hvis man ønsker at have et eller andet statistiktal inden man lukker og slukker en filial eller permanent flytter en større mængde materialer, så skal man køre en statistik inden ændringen. Med flydende materialesamling vil det eneste rigtige udgangspunkt for udlånstal være fordelt på login og ikke på ejer af materialet, da det jo hele tiden forandrer sig. Login er iøvrigt altid et godt udgangspunkt, det er det eneste sikre bevis for at materialet er blevet håndteret i en given afdeling.

For at kunne følge med i hvordan materialer, permanente og flydende, pt. fordeler sig, har vi her i Gentofte lavet en modificeret udgave af "Bestand", så den tæller op på den midlertidige placering hvis en sådan findes. Hvis andre ønsker denne mulighed, udleverer vi gerne en kopi af formatet, det kan så tilføjes som en ekstra mulighed for bestandsopgørelse.

/Niels Jensen

Materialeplejeliste til DR Nyheder

Nu har jeg flere gange fået henvendelser ang. et projet DR Nyheder har gang i, hvor de vil se på udlånet af bøger, lydbøger, spil og DVD'er i perioden 1-1-2009 til 31-12-2009.



Og så sender de et eksempel på liste de har modtaget, nedenstående. Desværre har de ikke skrevet hvad den liste hedder i DDElibra, det havde ellers gjort livet lette for en hel del, men det er altså en materialeplejeliste. Normalt plejer man at benytte den til at udskrive liste over materialer som har haft 0 udlån i en eller anden periode, men den kan altså også benyttes til at udskrive liste over hvor mange udlån et givent udsnit af ens materialer har haft i en periode. Så er kriteret blot at materiale skal have haft mere end 0 udlån!



Den eneste hage ved listen er at den ikke medtager materialer der er kasseret i perioden, så 100% retvisende er den ikke, men det er det bedste der kan udtrækkes med de forhånden værende udskriftmuligheder. Listen findes under "Lister / Beholdning / Materialeplejeliste".

Profil Opstilling Forfatter/Titel Udlån
kør 30 udlån 46 Forfatternes Danmark 3440140687 13
kør 30 udlån spænd Frimansson, Ing: De nøgne kv 3885226700 13
CB bø 30 udlån MC hib Marinos, George: Hey-hey 1004016498 23

/Niels Jensen

Excelregneark med oversættelsestabel

Vi har været ude for det så tit, at skulle lave en udlånstatistik fordelt på login, men loginerne skal grupperes efter filialen hvor udlånet er sket.

Der findes en funktion i Excel som kan være til stor nytte bl.a. i denne forbindelse, nemlig funktionen LOPSLAG (på engelsk hedder funktionen VLOOKUP).

Hvis man f.eks. danner en statistik over udlån i april måned, fordelt på filial, afdeling og login, og gør det til Excel, så starter man med at indsætte en række i toppen med:

antal, filial, afd., login

og en 5 kolonne kaldet "sted"

Vi skal nu oprette et hjælpe-regneark, som vi kalder gblogin.xsl og vi kalder arket for login. Arket skal ikke have overskriftrække, men i første kolonne skal være - i alfabetisk orden, hvilket er vigtigt (sorter den evt. bagefter, der skelnes ikke mellem små og store bogstaver) - de loginer man har, i næste kolonne skriver man det man gerne vil have den grupperet som.

Derefter opretter man i det første felt i kolonnen "sted" i det oprindelige regne en formel:

=LOPSLAG(D2, [gblogin.xsl]login!$A$1:$B$131;2;FALSK)

Det betyder, at data i D2 skal oversættes efter søjle nr 2 i filen gblogin.xsl arket login, og det skal være eksakt oversættelse, dvs. værdien i D2 skal findes i listen. Området $A$1:$B$131 skal afspejle hvor mange værdier der er i tabellen. Så kopierer man formlen til resten af cellerne i kolonne E - og det var det.

Man kan have opslagstabellen i et eksternt regneark som her, men det kan naturligvis også være et faneblad i det aktuelle regneark. Fidusen ved at have den i et eksternt ark er naturligvis at det er nemmere at genbruge den og kun at skulle vedligeholde den eet sted.

Hvis der nemlig kommer nye loginer, skal tabellen opdateres med disse. Manglende værdier er nemme at spotte, der markeres nemlig med #!/T, som i eksemplet neden, hvor GBZJAG1 mangler.

Den store fidus kommer videre, hvis man så tømmer denne tabel for data og kun lader formlen stå tilbage, og gemmer dette som en skabelon, f.eks. udlaan.xlt

Så kan man senere når man skal kigge på næste måneds statistik, danne det oprindelige udtræk som Excel-regneark, åbne skabelonen og kopiere den nye måneds tal ind i kolonne A-D. Kopiere formlen til de nødvendige række - og så er den klar. Skabelonen kan også indeholde en pivot-tabel, som så bliver dannet når man opdaterer data.

/Niels Jensen

X mest reserverede titler

Hvis man vil have en oversigt over de mest reserverede titler inden for en bestemt materialetype, så er det nødvendigt at trimme SSv@ mattype der baserer sig på SSfx mat-def. Det er SSv@ mattype, der danner grundlag for den dropdown der er i f.eks. Udskrivning, Statistik, Udlån, Reserveringer, X mest reserverede titler.
Jævnfør blog-indlæg Statistik fordelt på materialetype.

Hvad nu hvis vi også gerne vil kunne se hvordan det går med PS-3-spil og Wii-spil?
Tja, så har man et problem, for de har begge to generel materiale "t" og specifik materialetype to (hvilket oversættes via SSfx mat-def-tto til "vr". Men hvis man vælger at foretag statistikken som "X mest reserverede titler, f21 format", så har man mulighed for, af de viste bibliografiske data, at se om det er Playstation 3 eller Wii (eller noget helt andet).

Statistikken baserer sig på hvad der står i txtif-tabellens kolonne imat, og dens værdi er dannet ud fra SSfx mat-def.

/Niels Jensen

Statistik fordelt på materialetype

Hvis man i bibliotekssystemet danner en statistik, f.eks. "udlån fordelt på profil/katalogopl.", så kan man vælge forskellige opdelinger herunder: Materialetype, Gen.mat.bet., Spec.mat.bet.

De to sidste står for henholdsvis generel og specifik materialebetegnelse, dvs. indholdet af delfelt 009, det er nærmere beskrevet i danMARC2 hvilke koder der kan forekomme, se online udgaven af danMARC2. Der er mange kombinationsmuligheder, og i de fleste tilfælde giver det ikke mening kun at benytte den ene, de skal bruges sammen.

Hvis man derimod vælger af opdele på Materialetype, så er de mest gængse kombinationer af generel og specifik omsat til mnemotekniske tobogstavkoder (resten hedder "am"). Beskrevet i afsnit 3.8.4.4 Visning af materialetyper, i sysadm-informationssøgning.

Det er trimningerne af denne form der gør det:

SSfx mat-def-sxc dan ******** CD

Det skal læses som:
Hvis posten har generel materialetype "s" og speficik materialetype "xc", så tælles den som "CD", altså en musik CD.

Tabellen ser således ud:

SSfx mat-def-a ÷
SSfx mat-def-ae ÷
SSfx mat-def-amp mp
SSfx mat-def-arxxxh bb
SSfx mat-def-axe np
SSfx mat-def-b ÷
SSfx mat-def-c no
SSfx mat-def-ca ÷
SSfx mat-def-d no
SSfx mat-def-e ÷
SSfx mat-def-f ÷
SSfx mat-def-g gr
SSfx mat-def-gkb bi
SSfx mat-def-gkt bi
SSfx mat-def-gxb di
SSfx mat-def-l lb
SSfx mat-def-lxc lc
SSfx mat-def-lxh lk
SSfx mat-def-m fi
SSfx mat-def-mmj fi
SSfx mat-def-mnh vi
SSfx mat-def-mth vd
SSfx mat-def-n vi
SSfx mat-def-nnh vi
SSfx mat-def-r ly
SSfx mat-def-raxhxx bb
SSfx mat-def-rlb lb
SSfx mat-def-s mu
SSfx mat-def-sxc CD
SSfx mat-def-sxh MC
SSfx mat-def-sxj SP
SSfx mat-def-sxk LP
SSfx mat-def-ttb cr
SSfx mat-def-tth vd
SSfx mat-def-tto vr
SSfx mat-def-txe np
SSfx mat-def-v sa
SSfx mat-def-xm EH
SSfx mat-def-zxy am

Minus betyder ingen kode (dvs. bøger).

Koderne kan oversættes med følgende liste:

SSv@ mattype- dan ******** Bog
SSv@ mattype-am dan ******** Anden materialetype
SSv@ mattype-BÅ dan ******** Musikbånd
SSv@ mattype-CD dan ******** Compact Disk
SSv@ mattype-DC dan ******** DCC bånd
SSv@ mattype-EH dan ******** Model
SSv@ mattype-LP dan ******** Grammofonplade
SSv@ mattype-MC dan ******** Musikkassette
SSv@ mattype-MD dan ******** Mini disk
SSv@ mattype-SL dan ******** Spolelydbånd
SSv@ mattype-av dan ******** AV-materiale
SSv@ mattype-bb dan ******** Bog&bånd
SSv@ mattype-bi dan ******** Billedmateriale
SSv@ mattype-bo dan ******** Bog
SSv@ mattype-cr dan ******** Cd-rom
SSv@ mattype-di dan ******** Dias
SSv@ mattype-fi dan ******** Film
SSv@ mattype-gr dan ******** Grafik
SSv@ mattype-lb dan ******** Lydbog
SSv@ mattype-lc dan ******** Lydbog (cd)
SSv@ mattype-lk dan ******** Lydbog (kassettebånd)
SSv@ mattype-ly dan ******** Lydoptagelse
SSv@ mattype-mp dan ******** Magnaprintbog
SSv@ mattype-mu dan ******** Musik
SSv@ mattype-no dan ******** Node
SSv@ mattype-np dan ******** Netpublikationer
SSv@ mattype-sa dan ******** Sammensat materiale
SSv@ mattype-vd dan ******** Dvd-video
SSv@ mattype-vi dan ******** Videogram (kassette)
SSv@ mattype-vr dan ******** Dvd-rom
SSv@ mattype-øv dan ******** Anden materialetype


I Gentoftes bibliotekssystem manglede der nogen på listen, dem har jeg fremhævet med fed, måske mangler de også i andre systemer, spørgsmålet er så lige om den tabel bliver brugt nogen steder mere, i forbindelse med statistik er det kun to-bogstavkoden der benyttes.



/Niels Jensen